Las facturas electrónicas son utilizadas en las empresas, con el fin de agilizar procesos, ya que les permite ahorrar dinero en impresión, ensobrado, etiquetado y distribución, a la vez que garantiza la seguridad de los trámites haciendo el trabajo más cómodo y sencillo. En la República Argentina hace tiempo se habla de la facturación electrónica o «e-factura«, sistema que permite a una empresa empresa enviar la factura a su cliente, por un medio electrónico utilizando un formato determinado y seguro.
El proceso de las facturas electrónicas es el siguiente:
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Son confeccionadas por computadoras
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Son documentos convertidos al formato pdf, aunque también pueden ser XML, gif, html, etc.
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El usuario, mediante la herramienta de firma, introduce información de su certificado digital.
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Se envía vía mail al destinatario
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El que la recibe, pulsa la firma para comprobar la validez de la misma
Ventajas de las facturas electrónicas
Es un proceso que reduce costos, evita el gasto de impresión, ya que las facturas se envían en formato electrónico. Y pueden guardarse en CD o bien en el disco rígido de la computadora, por lo tanto también se ahorra papel y tener todos archivos completos. También se evita el ensobrado y envió de las mismas.
Además son seguras, dado que la factura electrónica no se puede modificar, y para firmar la misma se requiere un certificado digital, garantizado de esta manera sea modificado. Basta con tener un certificado digital y la herramienta que permite ser firmada a través de la PC.
Reduce el tiempo de gestión ya que la rapidez de las comunicaciones es mas rápido que el manual. Logrando reducir conflictos entre clientes facilitando que el cobro sea mas rápido.
En Argentina el sistema recién comienza, impulsado por la AFIP o por aquellas empresas que deseen implementarlo, debido a que lo consideran un método mas económico. La AFIP, a su vez pretende que mediante su utilización en la Web, se integre la empresa al organismo.
El proceso se alimenta de una salida predeterminada en el módulo de facturación del cliente. Y en momento, que es colocada en una carpeta (en forma de archivo de texto), el monitor del sistema lo toma automáticamente y lo procesa. Enviando la información a la AFIP para la obtención del Código de Autorización Electrónica, CAE, y como resultado devuelve el formato de factura electrónica. Una vez obtenido el CAE, la factura generada es puesta a disposición del cliente final a través de una Web, en formato PDF para su visualización, impresión y/o exportación.
Las principales funciones de estos sistemas son:
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Consumen datos a partir de la salida del ERP
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Se obtiene el Código de Autorización Electrónica, CAE, de la factura sin intervención del usuario y pueden reprocesar automáticamente ante un error en el servidor de AFIP.
La administración e impresión de la «factura electrónica » se obtiene en forma local o remota vía interfase Web, pudiendo imprimir comprobantes sin necesidad de realizar adaptaciones en el ERP y permite el registro, factura por factura, los CAE obtenidos, y la respuesta exacta del servicio de AFIP. Se puede realizar la consulta en cualquier momento por parte de los clientes y si desean imprimir los comprobantes o vía interfase web en formato PDF.
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